新入社員向け!ドキュメント作成役立ち機能の紹介 ~エクセル編~

新年度ですね!

新入社員の方々は入社おめでとうございます。今回はそんな新入社員の方向けの記事です。

社会人になると何かと書類を作成する機会が多くなると思いますが、そんな書類作成の際にちょっと役立つ「Excelの使い方」を紹介します。

セルの活用

基本編:オートフィル

まずは基本から。数字が入力されたセル枠の右下(■:フィルハンドル)をドラッグ&ドロップをすると、同じ数字・文字列が選択したセルの範囲内にコピー(オートフィル)されます。

この操作を、ctrlキーを押しながらドラッグすると数字が連番で入力されます。

フィルハンドラ:コピー

また、shiftキーを押しながらフィルハンドルドラッグすると、ドラッグした行分の空セルが挿入されます。

フィルハンドラ:挿入

応用編:関数の活用

先ほどのctrlキーを使った方法で数字の連番を一括入力した場合だと、行の挿入や削除を行ったときに項番がずれてしまいます。

このような項番のずれを防ぐために、「ROW関数」がよく使われます。

項番を振りたいセルを選択し「=ROW()-2」と入力します。数式が入力されたセルには「1」が表示されるはずです。

この数式の意味は、

選択したセルの行から1つ上のセル(画像のB2セル)の行数で減算するというものです。

ROW関数

関数を入力したセルのフィルハンドルを、項番を入力したい範囲でドラッグしてあげると、連番の数字が入力されます。

連番入力

この関数で項番を入力しておけば、行を削除したときに数字がずれることがありません。行を挿入する際は、同じ関数を入れてあげれば自動で数字が連番になります。

キーの活用

Shift&Ctrlキー

shiftキーやctrlキーは、他にも図を移動させたりコピーしたりする際に役立ちます。

SHIFTキー + 画像

貼り付けられた図に対して、shiftキーを押しながらドラッグすると、水平・垂直方向に図を移動させることが出来ます。

CTRLキー + 画像

貼り付けられた図に対して、ctrlキーを押しながらドラッグ&ドロップすると同じ画像がコピーされます。

F4キー

「F4キー」を有効に使えると書類作成に便利です。 「F4キー」は、直前に行った操作と同じ操作が行えるというキーです。

下の画像では、表に枠をつける場合を例に挙げています。

範囲選択
繰り返し

最後に

今回は書類作成に役立つ機能を紹介しましたが、新入社員の皆さんの身近には多くの役立ちスキルを知っている先輩や上司の方がたくさんいるかと思います。

最初のうちは大変かもしれませんが、積極的にスキルを教えてもらったり真似したりすることで、1日でも早く社会人に慣れていってください!

最後まで読んでいただきありがとうございました。